Quy Trình 8 Bước Đặt Bát Đĩa Nhà Hàng Số Lượng Lớn Từ Tư Vấn Đến Giao Hàng

Đặt bát đĩa nhà hàng số lượng lớn là bước quan trọng khi setup nhà hàng mới, thay mới dụng cụ phục vụ hoặc đồng bộ bát đĩa cho quán ăn, khách sạn, resort và chuỗi F&B. 

Xưởng Bát Đĩa Bát Tràng triển khai quy trình đặt bát đĩa nhà hàng số lượng lớn chuyên nghiệp từ khâu chuẩn bị thông tin, tư vấn mẫu, chốt danh mục sản phẩm, báo giá, sản xuất, kiểm tra chất lượng đến giao hàng. 

Ngoài ra, chúng tôi sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm thực tế hữu ích dành cho nhà hàng, quán ăn, khách sạn hoặc đơn vị F&B lần đầu đặt bát đĩa số lượng lớn.

1. Đặt bát đĩa nhà hàng số lượng lớn cần chuẩn bị những thông tin gì?

Trước khi yêu cầu báo giá, quý khách nên chuẩn bị sẵn một số thông tin cơ bản để Xưởng Bát Đĩa Bát Tràng có thể tư vấn mẫu, lên danh mục sản phẩm và báo giá phù hợp hơn. Với đơn hàng bát đĩa nhà hàng số lượng lớn, thông tin càng rõ thì quá trình làm việc càng nhanh, hạn chế phải trao đổi lại nhiều lần. 

Khách hàng không nên chỉ gửi một con số tổng như “cần 500 bộ bát đĩa” hoặc “cần 1.000 sản phẩm”. Thay vào đó, khi chuẩn bị đặt hàng bát đĩa số lượng lớn, quý khách nên cung cấp các thông tin cụ thể sau:

• Mô hình kinh doanh nhà hàng: Quý khách vui lòng cho biết mô hình đang vận hành hoặc chuẩn bị setup, chẳng hạn như nhà hàng Việt, nhà hàng Nhật, nhà hàng Hàn, nhà hàng Âu, buffet, lẩu nướng, cơm văn phòng hay khách sạn, resort,…
• Danh mục món ăn chính: Quý khách có thể gửi menu, nhóm món chủ đạo hoặc mô tả ngắn các món thường phục vụ, món khai vị, món chính hoặc món tráng miệng.
• Danh mục bát đĩa cần đặt: Quý khách nên liệt kê rõ các nhóm sản phẩm cần mua như bát cơm, bát ăn, tô canh, tô phở, tô bún, tô soup,đĩa tráng miệng, chén gia vị,…
• Số lượng dự kiến: Quý khách có thể gửi số lượng từng loại sản phẩm cần đặt. Nếu chưa xác định được số lượng cụ thể, có thể cung cấp số bàn, số ghế, quy mô phục vụ hoặc số lượng khách dự kiến để Xưởng hỗ trợ tư vấn thêm.
• Mẫu mã, màu men hoặc phong cách mong muốn: Quý khách có thể gửi hình mẫu tham khảo, yêu cầu về màu men, phong cách nhà hàng hoặc mẫu bát đĩa đang quan tâm 
• Yêu cầu in logo nếu có: Nếu nhà hàng, khách sạn hoặc chuỗi F&B cần in logo lên bát đĩa, quý khách vui lòng gửi file logo, vị trí muốn in, màu logo và số lượng sản phẩm cần in để xưởng tư vấn phương án phù hợp.
• Thời gian cần hàng: Quý khách nên cho biết thời gian dự kiến cần nhận bát đĩa để xưởng chúng tôi lên kế hoạch sản xuất và giao hàng đúng tiến độ.
• Địa điểm giao hàng: Quý khách vui lòng cung cấp khu vực giao hàng, số lượng điểm nhận và yêu cầu đóng gói nếu cần giao theo từng chi nhánh, từng khu vực hoặc từng bộ sản phẩm.

Chuẩn bị kỹ thông tin trước khi đặt hàng giúp nhà hàng tiết kiệm thời gian làm việc, đồng thời hạn chế phải điều chỉnh nhiều lần trong quá trình báo giá. Đây cũng là bước quan trọng để xưởng nắm rõ nhu cầu thực tế và đề xuất bộ bát đĩa nhà hàng phù hợp với mô hình kinh doanh.

2. Quy trình đặt bát đĩa nhà hàng số lượng lớn tại Xưởng Bát Đĩa Bát Tràng

Quy trình đặt bát đĩa nhà hàng số lượng lớn cần rõ ràng từ bước tiếp nhận nhu cầu đến khi giao hàng. Quy trình đặt hàng tại Xưởng Bát Đĩa Bát Tràng được triển khai theo 8 bước sau:

Bước 1: Xưởng tiếp nhận nhu cầu đặt bát đĩa nhà hàng

Khi quý khách liên hệ, Xưởng Bát Đĩa Bát Tràng sẽ tiếp nhận các thông tin cơ bản như mô hình nhà hàng, danh mục món ăn, nhóm sản phẩm cần đặt, số lượng dự kiến, màu men mong muốn, thời gian cần hàng và địa điểm giao nhận.

Với những khách hàng chưa có danh mục cụ thể, xưởng có thể trao đổi thêm về số bàn, quy mô phục vụ, phong cách nhà hàng và các nhóm món chính để gợi ý danh mục bát, tô, đĩa, chén phù hợp. Ở bước này, mục tiêu chính là nắm đúng nhu cầu sử dụng thực tế trước khi tư vấn mẫu và báo giá.

Bước 2: Xưởng tư vấn mẫu bát đĩa phù hợp với mô hình kinh doanh

Sau khi tiếp nhận thông tin, xưởng sẽ tư vấn các dòng bát đĩa nhà hàng phù hợp với từng mô hình sử dụng. Ví dụ, nhà hàng Nhật, Hàn thường cần nhiều chén chấm, đĩa nhỏ, tô ramen hoặc đĩa dáng dài; quán cơm, cơm văn phòng thường cần bát cơm, tô canh, đĩa cơm phần; nhà hàng buffet cần các mẫu đĩa, tô, chén dễ xếp chồng và dễ bổ sung.

Ở bước này, xưởng cũng tư vấn thêm về màu men, kiểu dáng và cách phối bộ để bộ bát đĩa gốm sứ phù hợp hơn với không gian nhà hàng. Với các mô hình cần sự đồng bộ như khách sạn, resort hoặc chuỗi F&B, xưởng sẽ ưu tiên những mẫu có khả năng đặt bổ sung về sau.

Bước 3: Chốt danh mục sản phẩm, số lượng và yêu cầu riêng

Khi khách hàng đã chọn được nhóm mẫu phù hợp, xưởng sẽ cùng khách hàng chốt lại danh mục sản phẩm cần đặt. Nếu đơn hàng có yêu cầu riêng như in logo, chọn màu men theo concept, phối bộ theo từng khu vực phục vụ hoặc đóng gói theo chi nhánh, xưởng sẽ ghi nhận rõ trong bước này. 

Việc chốt thông tin trước giúp đơn hàng hạn chế sai mẫu, thiếu số lượng hoặc phát sinh thay đổi khi đã triển khai.

Bước 4: Xưởng báo giá bát đĩa nhà hàng theo số lượng đặt hàng

Sau khi thống nhất danh mục sản phẩm và số lượng, Xưởng Bát Đĩa Bát Tràng sẽ báo giá theo từng nhóm bát, tô, đĩa, chén hoặc theo cấu hình bộ sản phẩm. Báo giá sẽ dựa trên loại sản phẩm, kích thước, dòng men, số lượng đặt, yêu cầu in logo, quy cách đóng gói và địa điểm giao hàng.

Với đơn hàng có nhiều nhóm sản phẩm, xưởng có thể tách rõ từng hạng mục để khách hàng dễ kiểm tra và điều chỉnh. Nếu khách hàng cần tối ưu ngân sách, xưởng có thể gợi ý thay đổi cấu hình bộ, chọn mẫu phổ thông hơn hoặc điều chỉnh số lượng từng nhóm sản phẩm cho phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế.

Bước 5: Xác nhận đơn hàng và duyệt mẫu nếu cần

Sau khi khách hàng thống nhất báo giá, xưởng sẽ xác nhận lại các thông tin quan trọng gồm mẫu sản phẩm, số lượng, màu men, kích thước, yêu cầu in logo nếu có, thời gian giao hàng, địa điểm nhận hàng và quy cách đóng gói.

Với các đơn hàng sử dụng mẫu có sẵn, khách hàng có thể xác nhận trực tiếp theo hình ảnh hoặc mẫu thực tế. Với đơn hàng cần in logo, sản xuất theo màu men riêng, đặt cho chuỗi F&B, khách sạn hoặc nhà hàng cao cấp, xưởng có thể hỗ trợ làm mẫu hoặc duyệt mẫu trước khi triển khai số lượng lớn.

Bước 6: Xưởng chuẩn bị hàng hoặc sản xuất theo đơn đặt hàng

Sau khi đơn hàng được xác nhận, xưởng sẽ tiến hành chuẩn bị hàng có sẵn hoặc sản xuất theo mẫu đã thống nhất. Với các mẫu phổ thông, thời gian chuẩn bị thường nhanh hơn. Với các đơn hàng cần sản xuất riêng, in logo, phối men hoặc đặt số lượng lớn, thời gian triển khai sẽ phụ thuộc vào số lượng, độ phức tạp của mẫu và lịch sản xuất thực tế.

Trong quá trình thực hiện, xưởng sẽ bám theo thông tin đã xác nhận để đảm bảo sản phẩm đúng mẫu, đúng màu men, đúng nhóm sản phẩm và đúng số lượng theo đơn hàng.

Bước 7: Kiểm hàng, phân loại và đóng gói bát đĩa trước khi giao

Trước khi bàn giao, bát đĩa nhà hàng sẽ được kiểm tra và phân loại theo từng nhóm sản phẩm. Xưởng kiểm lại số lượng, mẫu mã, màu men và tình trạng sản phẩm để hạn chế các lỗi rõ ràng như nứt, sứt, mẻ, cong vênh hoặc sai mẫu so với thông tin đã chốt.

Sau khi kiểm hàng, sản phẩm được đóng gói theo từng loại bát, tô, đĩa, chén hoặc theo từng bộ tùy yêu cầu đơn hàng. Với các đơn hàng giao xa, giao nhiều thùng hoặc giao đến nhiều địa điểm, xưởng sẽ chú ý cách chèn lót, ghi chú thùng và phân loại sản phẩm để khách hàng dễ kiểm nhận khi hàng đến nơi.

Bước 8: Giao hàng và hỗ trợ kiểm nhận sau khi nhận bát đĩa

Khi đơn hàng được giao đến địa điểm nhận, khách hàng tiến hành kiểm tra số lượng, mẫu mã và tình trạng sản phẩm theo đơn hàng đã xác nhận. Nếu đơn hàng có nhiều loại sản phẩm, nên kiểm theo từng nhóm như bát cơm, tô, đĩa, chén chấm, âu thố hoặc phụ kiện bàn ăn.

Trong trường hợp phát sinh vỡ mẻ, thiếu số lượng, sai mẫu hoặc lỗi rõ ràng khi nhận hàng, khách hàng có thể liên hệ lại Xưởng Bát Đĩa Bát Tràng để được ghi nhận và hỗ trợ xử lý theo chính sách đã thống nhất. Việc kiểm nhận ngay khi nhận hàng giúp quá trình bàn giao minh bạch và thuận tiện hơn cho cả hai bên.

3. Hợp đồng và chính sách xử lý phát sinh khi đặt bát đĩa nhà hàng

Với đơn hàng bát đĩa nhà hàng số lượng lớn, các thông tin về hợp đồng và chính sách xử lý phát sinh nên được thống nhất rõ trước khi triển khai:

• Thông tin sản phẩm: Tên sản phẩm, mẫu mã, kích thước, màu men, số lượng từng loại, cấu hình bộ bát đĩa và yêu cầu in logo nếu có. Các thông tin này cần được thể hiện rõ để dễ đối chiếu khi kiểm hàng.
• Giá trị đơn hàng và phương thức thanh toán: Đơn giá, tổng giá trị đơn hàng, khoản đặt cọc, thời điểm thanh toán còn lại và các chi phí phát sinh nếu có như in logo, đóng gói riêng hoặc giao hàng nhiều địa điểm.
• Thời gian thực hiện và giao hàng: Thời gian chuẩn bị hàng, sản xuất nếu có, đóng gói và giao đến địa điểm nhận. Với nhà hàng chuẩn bị khai trương hoặc setup chi nhánh mới, thời gian giao hàng nên được thống nhất sớm để tránh ảnh hưởng tiến độ vận hành.
• Quy cách đóng gói: Đơn hàng có thể được đóng theo từng nhóm sản phẩm, từng bộ hoặc từng địa điểm nhận hàng. Nếu cần giao theo chi nhánh, khách hàng nên trao đổi trước để xưởng phân loại rõ ràng khi đóng gói.
• Chính sách xử lý phát sinh: Các trường hợp như vỡ mẻ, thiếu số lượng, sai mẫu, lỗi men rõ ràng hoặc lỗi logo nếu có nên được thống nhất về cách ghi nhận và thời gian phản hồi. Khi nhận hàng, khách hàng nên kiểm tra sớm và cung cấp hình ảnh/video nếu phát sinh vấn đề cần hỗ trợ.

Phần hợp đồng và chính sách xử lý phát sinh không cần quá phức tạp, nhưng nên rõ ràng để cả hai bên dễ phối hợp. Với đơn hàng càng lớn, việc thống nhất thông tin càng chi tiết sẽ càng giúp hạn chế hiểu nhầm trong quá trình giao nhận và bàn giao sản phẩm.

4. Kinh nghiệm đặt bát đĩa số lượng lớn lần đầu cho nhà hàng

Các nhà hàng mới khai trương hoặc lần đầu đặt bát đĩa số lượng lớn có thể còn khá khó khăn trong việc chọn mua. Vì vậy, Xưởng Bát Đĩa Bát Tràng sẽ chia sẻ một vài kinh nghiệm giúp quý vị lên kế hoạch đặt mua hiệu quả hơn:

• Bắt đầu từ nhóm sản phẩm cơ bản: Nhà hàng nên ưu tiên các nhóm bát đĩa dùng nhiều nhất trong menu như bát cơm, tô món nước, đĩa món chính, đĩa dùng chung, chén chấm và chén gia vị. Sau khi vận hành ổn định, có thể bổ sung thêm âu thố, bộ gia vị hoặc các mẫu đĩa trình bày đặc biệt.
• Không chọn quá nhiều mẫu khác nhau: Dùng quá nhiều kiểu bát đĩa trong cùng một nhà hàng có thể gây khó phân loại, khó xếp kho và khó đặt bổ sung. Với lần đặt đầu tiên, nên chọn một hệ màu men hoặc một phong cách chính để bộ bát đĩa nhìn đồng bộ hơn.
• Tính số lượng theo công suất phục vụ: Số lượng bát đĩa nên dựa trên số bàn, số ghế, số lượt khách, tốc độ quay vòng và lượng dự phòng. Không nên chỉ ước lượng cảm tính vì dễ dẫn đến đặt thiếu khi vào giờ cao điểm hoặc đặt quá nhiều gây lãng phí ngân sách.
• Chọn mẫu bát đĩa dễ bổ sung: Giai đoạn đầu vận hành, nhà hàng có thể phát sinh nhu cầu đặt thêm khi menu thay đổi, lượng khách tăng hoặc sản phẩm bị hao hụt. Vì vậy, nên ưu tiên mẫu bát đĩa có kiểu dáng phổ thông, màu men ổn định và dễ đặt lại.
• Chốt thời gian giao hàng sớm: Nếu bát đĩa dùng cho khai trương, setup chi nhánh hoặc thay mới đồng loạt, khách hàng nên đặt hàng sớm để có thời gian kiểm hàng, xử lý phát sinh và bổ sung nếu cần.
• Cân nhắc duyệt mẫu trước khi đặt số lượng lớn: Với nhà hàng chưa từng sử dụng mẫu trước đó, duyệt mẫu sẽ giúp kiểm tra kích thước, màu men, trọng lượng và cảm giác sử dụng thực tế trước khi đặt số lượng lớn.

Với lần đặt đầu tiên, mục tiêu quan trọng nhất là chọn được bộ bát đĩa nhà hàng đủ dùng, dễ vận hành và không gây khó khăn khi bổ sung về sau. Sau một thời gian sử dụng thực tế, nhà hàng có thể điều chỉnh thêm về số lượng hoặc bổ sung các mẫu chuyên biệt theo từng món ăn.

Quý nhà hàng, quán ăn, khách sạn cần tư vấn đặt bát đĩa nhà hàng số lượng lớn, vui lòng liên hệ Xưởng Bát Đĩa Bát Tràng để được hỗ trợ chọn mẫu, lên danh mục sản phẩm và báo giá ưu đãi ngay hôm nay!